Khi làm việc với nhiều dữ liệu trong Excel, việc xác định thông tin cụ thể có thể khó khăn và tốn thời gian. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và thay thế trong Excel với tính năng Find and Replace.
1. Cách tìm nội dung trong cell
Ví dụ sẽ sử dụng lệnh Find để xác định vị trí một bộ phận cụ thể trong danh sách này.
Bước 1: Từ tab Home, nhấp vào lệnh Find and Select, sau đó chọn Find từ menu drop-down.
Bước 2: Hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện. Nhập nội dung bạn muốn tìm. Ví dụ sẽ nhập tên bộ phận.
Bước 3: Nhấp vào Find Next. Nếu nội dung được tìm thấy, ô chứa nội dung đó sẽ được chọn.
Bước 4: Nhấp vào Find Next để tìm thêm các trường hợp hoặc Find All để xem mọi trường hợp của cụm từ tìm kiếm.
Bước 5: Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace.
Bạn cũng có thể truy cập lệnh Find bằng cách nhấn Ctrl + F trên bàn phím.
Bấm vào Options để xem các tiêu chí tìm kiếm nâng cao trong hộp thoại Find and Replace.
2. Cách thay thế nội dung cell
Đôi khi, bạn có thể phát hiện ra rằng mình đã liên tục mắc lỗi trong workbook (như viết sai chính tả tên của ai đó) hoặc bạn cần phải thay đổi một từ hoặc cụm từ cụ thể thành một từ hoặc cụm từ cụ thể khác. Bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace của Excel để sửa đổi nhanh chóng. Ví dụ sẽ sử dụng Find and Replace để sửa danh sách tên bộ phận.
Bước 1: Từ tab Home, nhấp vào lệnh Find & Select, sau đó chọn Replace… từ menu drop-down.
Bước 2: Hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện. Nhập văn bản bạn muốn tìm vào trường Find what:.
Bước 3: Nhập văn bản bạn muốn thay thế vào trường Replace with:, sau đó bấm Find Next.
Bước 4: Nếu nội dung được tìm thấy, cell chứa nội dung này sẽ được chọn.
Bước 5: Xem lại văn bản để đảm bảo bạn muốn thay thế nó.
Bước 6: Nếu bạn muốn thay thế, hãy chọn một trong các tùy chọn. Chọn Replace sẽ thay thế các trường hợp riêng lẻ, trong khi Replace All sẽ thay thế mọi trường hợp trong toàn bộ workbook. Ví dụ sẽ chọn tùy chọn Replace All để tiết kiệm thời gian.
Bước 7: Một hộp thoại sẽ xuất hiện, xác nhận số lần thay thế được thực hiện. Nhấn OK để tiếp tục.
Bước 8: Nội dung cell đã chọn sẽ được thay thế.
Bước 9: Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close để thoát khỏi hộp thoại Find and Replace.
Nói chung, tốt nhất là tránh sử dụng Replace All vì nó không cung cấp cho bạn tùy chọn bỏ qua bất kỳ thứ gì bạn không muốn thay đổi. Bạn chỉ nên sử dụng tùy chọn này nếu bạn hoàn toàn chắc chắn rằng nó sẽ không thay thế bất cứ thứ gì ngoài dự định của bạn.
