Microsoft Word có nhiều tính năng thú vị mà có thể bạn chưa biết, đặc biệt là tính năng đặt mật khẩu (pass) cho file Word để tránh bị sao chép dữ liệu quan trọng. Mời bạn tham khảo bài viết này Office Whyvn sẽ hướng dẫn bạn cách đặt mật khẩu, khoá file Word nhé.
1. Mục đích khi đặt mật khẩu cho file Word
Đối với thường xuyên sử dụng Word để soạn thảo văn bản và lưu trữ những dữ liệu quan trọng thì việc đặt mật khẩu cho file Word là vô cùng cần thiết. Thao tác này có thể giúp bạn ngăn chặn các trường hợp sao chép, ăn cắp nội dung,… đồng thời không cho phép người khác chỉnh sửa văn bản của riêng bạn. Bên cạnh đó, đặt mật khẩu cho file Word giúp bạn dễ dàng kiểm soát và bảo mật dữ liệu hơn.
2. Hướng dẫn thực hiện đặt mật khẩu cho file Word
Để đặt mật khẩu cho file Word, bạn thực hiện các thao tác như sau:
Bước 1: Mở mục File ở phía trên bên trái.
Bước 2: Nhấn vào Save As và chọn mục muốn lưu.
Bước 3: Ở hộp thoại Save As, click vào Tools và chọn General Options.
Bước 4: Ở hộp thoại General Options, nhập mật khẩu bạn muốn đặt cho file Word. Lưu ý, ở đây có 2 chế độ mật khẩu bạn có thể lựa chọn:
- Password to open: Nhập mật khẩu mới có thể mở file để xem và chỉnh sửa.
- Password to modify: Có thể xem nếu không có mật khẩu, nhập mật khẩu mới có thể sao chép hoặc chỉnh sửa.
Bạn có thể chọn một trong hai chế độ hoặc chọn cả hai chế độ đặt mật khẩu trên tùy theo từng trường hợp nhé!
Bước 5: Nhập lại mật khẩu để xác nhận theo thứ tự Password to open rồi đến Password to modify và nhấn OK.
Bước 6: Nhấn Save để kết thúc việc đặt mật khẩu cho file Word.
3. Cách không cho sao chép và chỉnh sửa dữ liệu trong file Word
Khi bạn muốn chia sẻ tài liệu với ai đó nhưng không muốn họ sao chép hoặc chỉnh sửa dữ liệu trong file Word, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Nhấn vào mục Review và chọn Restrict Editing.
Bước 2: Tích vào ô Allow only this type of editing in the document.
Bước 3: Bạn có thể cho phép người khác thực hiện các thao tác nếu muốn bằng cách chọn các mục dưới đây:
- Tracked changes: Để lại thông báo khi có người chỉnh sửa dữ liệu.
- Comments: Cho phép người khác ghi chú vào dữ liệu.
- Filling in forms: Cho phép người khác thay đổi các đối tượng trong file word.
- No changes (read only): Chỉ cho phép người khác đọc.
Bước 4: Click vào Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 5: Tại hộp thoại Start Enforcing Protection, nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó nhấn OK để hoàn tất việc thiết lập cài đặt.
4. Hướng dẫn gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word
Để gỡ bỏ mật khẩu đã đặt cho file Word, bạn thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Mở mục File ở phía trên bên trái.
Bước 2: Nhấn vào Save As và chọn mục muốn lưu.
Bước 3: Ở hộp thoại Save As, click vào Tools và chọn General Options.
Bước 4: Ở hộp thoại General Options, xóa mật khẩu đã đặt ở hai mục Password to open và Password to modify, sau đó nhấn OK.
Bước 6: Nhấn Save để hoàn tất việc xóa mật khẩu.
5. Hướng dẫn cách khóa một vùng dữ liệu trong Word
Khóa vùng dữ liệu bằng Section trong Word
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí section muốn khóa và click vào mục Layout.
Bước 2: Tại mục Layout, nhấn chọn Breaks và tiếp tục chọn Continuous.
Bước 3: Chọn mục Review và click vào Restrict Editing.
Bước 4: Tích vào ô Allow only this type of editing in the document và chọn chế độ Filling in forms.
Bước 5: Chọn Select sections ở ngay phía dưới.
Bước 6: Ở cửa sổ Section Protection, tick vào các section bạn muốn khóa và nhấn OK.
Bước 7: Chọn Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 8: Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó bấm OK để hoàn tất việc khóa vùng dữ liệu bằng Section trong Word.
Khóa vùng dữ liệu bằng thẻ Developer trong Word
Để thực hiện thao tác này, bạn cần làm cho thẻ Developer hiện trên thanh công cụ theo hai bước dưới đây:
Bước 1: Mở mục File và chọn Options.
Bước 2: Nhấn vào mục Customize the Ribbon, ở cửa sổ Main Tabs tích vào ô Developer, sau đó nhấn OK.
Sau khi vào Developer ở thanh công cụ, bạn tiến hành khóa vùng dữ liệu như sau:
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn khóa và chọn Developer.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Rich text, sau đó tiếp tục chọn ô Control Properties.
Bước 3: Ở hộp thoại Content Control Properties, nhập tiêu đề và tích vào hai ô Control cannot be deleted và Content cannot be edit, sau đó nhấn OK.
Bước 4: Tiếp tục chọn thẻ Developer và nhấn vào Restrict Editing.
Bước 5: Tích vào ô Limit Formatting to a selection of styles tại cửa sổ hiện ra.
Bước 6: Nhấn vào mục Yes, Start Enforcing Protection.
Bước 7: Nhập và xác nhận mật khẩu, sau đó bấm OK để hoàn tất việc khóa vùng dữ liệu.
Bài viết đã hướng dẫn bạn cách đặt mật khẩu, khoá file Word tránh sao chép dữ liệu quan trọng. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn cách đặt mật khẩu, khoá file Word cho công việc của mình.
